採用活動を行う中で避けては通れないのがお断りのお祈りメール。採用担当の方は求職者の方々に心苦しいながらもお送りしている方は多いのではないでしょうか？このお祈りメールですが、適当に送ったり言葉の選択を誤ってしまうと、求職者の気持ちを害してしまう場合もあります。

また、あまりにも酷い文章で送ってしまうとその評価が口コミなどで広がり、最悪の場合、会社のイメージ悪化に繋がってしまいます。そのような事態を避けるためにも、本記事では企業のお祈りメールを作成する際に注意する点とお祈りメールの書き方を紹介していきます。

お祈りメール（不採用通知）の必要性

お祈りメール（不採用通知）は求職者の面接応募段階に関わらず、必ず送ることをお勧めします。中にはお祈りメール（不採用通知）を送らない企業も多くありますが、求職者はその間にも他の面接企業の段取りを行っていたり、採用通知に期待を寄せて待っています。

長期間にわたって連絡を待つことも求職者によってはストレスと感じる方も中にはいらっしゃるでしょう。採用者側からすると不採用通知を送付するは心苦しい内容ですが、求職者は連絡が一切来ないのも不安になる可能性もありますので、できる限り社内で合否が決まり次第連絡するのが良いでしょう。

また、採用担当者のお祈りメールの返答内容で会社の評判に影響を及ぼす可能性もあります。速やか且つ、誠実な文章で送れば不採用だった求職者でも「また受けてみよう！」と思ったり、友人に「いい企業だった」などのよい情報を広めてくれるケースも考えられます。

一方で、一向に連絡をしないなどの不快感を与える可能性がある対応をすると、「あの会社はちょっと…」などのネガティブな印象を持たれるケースもあります。採用担当者の対応と会社の評判は紐づいているので、最新の注意を払って行動するようにしましょう。

お祈りメールを送るタイミング

不採用通知を送るタイミングはあらかじめ予告しておくことをお勧めします。例えば、面接の最後に「合否の連絡は本日から3～7営業日でご連絡いたします」などと伝えておけば求職者もその期間内であれば安心して待機できます。

さらに合否連絡の期限は会社によって自由に定めることが可能ですので、大手企業などの選考に多くの時間を要するような場合はあらかじめ長い期間を伝えておけば問題ありません。
一般的な期間としては、「面接実施日から3営業日～7営業日以内」に連絡をする企業が多い傾向にあります。もし連絡の期間設定に迷っている企業様がいらっしゃったら、おおよその目安にするのも良いかもしれません。

お祈りメールに記載する内容

お祈りメールでは、初めに自社の求人に応募してくれた感謝を最初に述べるようにしましょう。現在、求人を募集している企業は1人の人財を確保するのに数十万円のコストを費やす企業も少なくありません。そのような環境下で自社の求人に応募してくれたのは当たり前ではありません。

さらに求職者も面接までにエントリーシートの作成や面接の時間を割いてくれています。その行動すべてにまずは感謝するのが適切でしょう。

続いて、相手に不快感を与えることの無いように不採用になった旨を伝えましょう。ここで重要となるのは伝え方で、ストレートに伝えすぎると求職者を傷つけてしまう可能性もあます。逆に回りくどい言い方をし過ぎてしまうと不採用の旨が伝わらない可能性があります。

「残念ながら」や「大変恐縮ですが」などの枕詞を添えつつ、しっかりと「ご期待に添えない結果となりました」などの不採用の旨を伝えましょう。

最後に今後の成功や活躍を願う言葉を添えます。今回自社では採用に至らなかったので、求職者の就職活動は今後も続きます。再度自社に応募をしてくださった感謝の気持ちも含めて今後の活躍と就職活動の成功を祈る言葉を記載しましょう。

そのまま使えるお祈りメールのテンプレート例

以下では実際に使用できるお祈りメールのテンプレートを紹介します。お祈りメールの書き方に困っている担当者の方は是非使用してみてください。

件名: 選考結果のご通知（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

このたびは、当社の〇〇職の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めさせていただきましたが、誠に残念ながら今回は貴意に沿えない結果となりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇
採用担当〇

まとめ

今回は企業のお祈りメールの書き方について紹介しました。求職者は対応をしてくれる採用担当者を通じてでしか企業を知ることが出来ません。それ故に採用担当者の行動の印象＝会社のイメージになりやすい傾向にあります。今回の記事内容を参考に、求職者に対して適切な対応をできるようにしていただけると嬉しいです。

また、弊社人財企画は求人に特化したマーケティング支援を行っている企業です。採用についてのお悩みや課題がありましたら是非一度お問合せ下さい。