はじめに

「一人人事」とは、企業の人事業務を1人で担当している人のことを指します。一人人事は、採用から労務管理、勤怠管理などの人事の仕事を全て一人で行うことになります。この一人人事には、周りに頼れる同僚がいないことなどから、採用活動に不安を感じている人も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では、一人人事が抱えやすい悩みから、採用成功の為のポイント、業務効率化のポイントまで、まとめて解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

一人人事の悩み

一人人事は、自身の裁量で業務を行えるなどのメリットもありますが、その分悩みを抱えている人も多いでしょう。

一人人事が抱えやすい悩みとして代表的なものは、以下の5つです。

・業務負担が大きい

・相談できる同僚がいない

・業務の教育制度がない

・業務を自分1人しかできない為休めない

・責任が大きいためプレッシャーを感じる

それでは1つずつ見ていきましょう。

業務負担が大きい

一人人事は、数多くの業務を1人でこなさなくてはいけないため、業務負担がとても大きいです。残業が続く、休憩時間があまり取れないなど、負担がかかりすぎる恐れがあります。その結果、心身の疲労によってミスや体調不良を引き起こす可能性もあります。

また、日頃の業務が多すぎて仕事に追われるようになると、選考中の候補者への連絡などにすぐ対応できないといったことも起こり得ます。

幅広い業務を担当する為やりがいもある一方、業務負担の大きさが課題になることもあるでしょう。

相談できる同僚がいない

同じ業務を手分けして担当するメンバーが複数人いる場合は、困ったことや悩みを共有・相談してストレスや悩みを解消できますが、一人人事では相談できる相手がいない事が悩みの種になっているといった方もいるかと思います。

誰にも相談できない、一人で解決しなければならないという状況は、孤独感やストレスが生じてしまう恐れがあります。

業務の教育制度がない

人事担当者になった際に、業務内容がわかる人が周りにいなくて、仕事を教えてもらえない為、業務の進め方がすべて手探りになる可能性があります。

自分自身の力で解決したり、経験から知識を得ることは自信に繋がりますが、一つの業務を行うにも時間を要するでしょう。

業務を自分1人しかできない為休めない

一人人事は、自身の代わりになる人がいなくて休めないことが悩みの種になっている人が多いでしょう。同じ業務を行う人が複数人いる場合は、体調不良の際に体調を優先して休めたり、有休も積極的に取れますが、代わりがいないとなると休みづらさを感じるでしょう。

休みづらい環境はストレスとなってしまう危険性があります。

責任が大きいためプレッシャーを感じる

一人人事は、全ての業務を1人で行う為、やりがいもありますが、プレッシャーを感じてしまう方も多いのではないでしょうか。

人事業務には、雇用や給与、法律に関するものなど、ミスできない業務が多いです。そいうった業務内容にプレッシャーやストレスを感じてしまう人もいるでしょう。

採用成功の為のポイント

一人人事の課題の1つとして、採用活動があげられますが、いくつかのポイントを押さえることによって、採用成功が可能になるかもしれません。いくつかあるポイントの中で、代表的なものが

・社内コミュニケーションの強化
・経営陣との協力
・採用に関する知識の習得
・アウトソーシングの利用
・効率化できるシステムの活用

です。一人人事が採用を成功させる為には、まず社内コミュニケーションを強化することが大切です。多くの従業員から意見を聞くことで、自社の課題に気づくこともできます。

そして、面接などの段階では、経営陣にも積極的に協力してもらうことで、候補者の動機付けを高めることも可能です。

もちろん、業務に関して相談できる人や、業務を教えてくれる人が少ないケースが多いので、採用に関する知識やスキルを自主的に勉強し、習得することが大切です。

それから、一人で採用活動の全てを進めることが難しい場合は、採用活動の全部または一部をアウトソーシングできます。自分の採用経験や採用業務以外の業務との兼ね合いを考えて、利用範囲を検討することをおすすめします。

さらには、採用活動を効率化できるシステムを利用することで、一人人事でもスムーズに採用活動を進めることが可能です。

業務効率化の為のポイント

一人人事の課題などを強く感じているという人事担当者は、システムの導入やサービスの利用を検討することをおすすめします。一人人事の採用業務を効率化できるシステムやサービスとしては、

・採用管理システム

・内定者フォローツール

・スカウト代行サービス

・採用アウトソーシング

などがあります。採用管理システムを使用することで、採用に関する業務を一元管理できるので、応募・選考状況の確認や管理、さらには応募者とのやり取りが効率化されます。

内定者フォローツールを使用することで、内定者のフォロー業務が効率化できるので、企業と内定者間でのコミュニケーションを簡単に行うことができ、内定辞退の防止にも役立ちます。

スカウト代行サービスを使用することで、候補者へ送るスカウトメールを自社に代わって送ってもらえるので、時間や労力をかけていた業務の負担軽減に繋がります。

採用アウトソーシングを使用することで、採用活動の一部またはその全てを外部に委託することができるので、業務負担の軽減に繋がります。

まとめ

以上、本記事では、一人人事が抱えやすい悩みから、採用成功の為のポイント、業務効率化のポイントまで、まとめて解説して参りました。

一人人事は周りに相談できる人が少ないケースが多いので、同じような悩みを抱えている人事担当がいることや、業務効率化のポイントも知らない方が多いかと思います。本記事が、少しでも安心材料になったり、業務改善の糸口になれば幸いです。

一人人事でお悩みの方、外部に採用業務を任せたいと思った方は、ぜひ一度人材企画までご連絡ください！