はじめに

Indeedは企業側で求人情報の作成から面接、採用まで行う必要があります。求職者の多くは同時に複数の求人に応募します。その為、応募が来た際の対応が遅れてしまうと、面接まで至らないケースが出てきたり、選考途中で辞退する求職者が出てきてしまう可能性があります。本記事では、Indeedに求人を掲載している企業の採用担当者向けに、基本的な選考手順を解説していきます。スムーズな選考を行う為に、しっかりと把握し実践してみましょう。

採用はスピード命

Indeedを活用して採用活動をする際は、求人情報の作成から投稿、運用、面接、採用まで全て企業側が一貫して行います。特に求職者から応募があり、応募通知が届いてからは、面接日の調整、面接、合否の通知など、応募者に対しての対応が続きます。

大前提として、「採用はスピード命」の為、求職者からの応募が来たら、慌てず、でもなるべく早く対応できるのがベストです。応募が来たタイミングで採用担当者がどのようなアクションを取るかによって、面接率や内定辞退率に直接影響が及ぶことも大いにあります。

では、早速選考フローを見ていきましょう。

応募から採用までの流れ

①応募を待つ

Indeedに掲載した求人に応募が来るパターンは3つで、メール、電話、直接訪問です。

これは、求人情報を作成した際の設定によって変わってきます。直接投稿型で求人情報を掲載する際は、”求人の応募受付方法”の設定を行えます。この項目で、”メールで受信”または、”指定住所への直接訪問を希望”のどちらかを選択し、電話による応募の可・不可も選択します。

”指定住所への直接訪問”をする求職者は少数派だと思うので、今回はメールでの応募と電話での応募、この2つの場合の流れを見ていきましょう。

・メールで応募が来た場合

求職者がサイト上から応募をした場合、登録したメールアドレスに下記のような”応募通知”が届きます。

「○○さんが△△（職種名）の求人に応募しました。」

応募者を逃してしまわないように、この通知が来たらなるべく早くお礼を伝える返信をしましょう。応募者の電話番号がわかる場合は、電話をかけても大丈夫です。応募者の多くは多数の求人に応募している可能性が高い為、より対応がスピーディーな方へと流れてしまう可能性がある為です。その為、対応は早ければ早いほどいいです。

・電話で応募があった場合

電話口で応募に対してのお礼を伝えつつ、そのまま簡単なヒアリングを行うことを推奨します。氏名、連絡先、経験の有無、希望の勤務条件等、応募者の個人情報をメモします。また、採用過程で内定に大きく関わる必須条件などがある場合も、この段階で確認するといいでしょう。

ただ、電話応募の場合は、採用担当者が不在で別の人間が対応をしなければならない可能性もあります。その状況に備えて、簡単なトークスクリプトや、ヒアリングが必須な項目をまとめておき、社内で共有しておくことをおすすめします。それが間に合わない場合は、氏名、電話番号をメモし、採用担当者から折り返しの連絡をする旨を伝えましょう。

②面接の日程調整、面接

応募通知のメールに返信をする場合は、そのまま直接、面接日程を相談する内容を返信しましょう。応募者の希望をヒアリングした後に、面接日程を確定させます。面接前日にリマインドメールを送ると、意思の再確認も出来ますし、より親切です。

電話応募の場合は、そのまま電話口で日程を調整し、確定させます。

③合否の通知

合格者はもちろん、不合格者へも面接の結果は必ず通知します。面接当日に「○日以内に合否の連絡を電話（またはメール）でさせて頂きます」と通知までの日にちの目安を伝えておくのがいいでしょう。応募をしてくれたという事への感謝を忘れず、最後まで丁寧なやり取りを心がけていきましょう。

まとめ

以上、本記事では、応募者を逃さないために採用担当者が取るべき行動と、その流れを解説して参りました。対応が少しでも遅れると、応募者を逃してしまう可能性が大いにある為、ここまで読んでいただいた内容を参考に、素早い応募対応を心がけていきましょう。

人財企画では、Indeed運用代行はもちろん、求人広告の提案や、人材教育支援など、企業の採用活動を幅広くサポートしています。採用活動に関してお困りの際はお気軽にご相談ください！